Varttunet-oppimateriaali - Tallentaminen [ Enter ry ]

Tallentaminen on tärkeää

Kaikki asiakirjat, joiden haluat säilyvän tai jotka haluat myöhemmin ottaa esiin ja muokata edelleen, on tallennettava. Tallenna asiakirja säännöllisin väliajoin tietokoneen kiintolevylle, ettei mikään ulkopuolinen häiriö esim. sähkökatko tuhoaisi tekemääsi työtä. Heti kirjoitettuasi rivin tai pari tee ensimmäinen tallennus.

Asiakirjat tallennetaan tavallisesti kansioihin löytämisen helpottamiseksi. Samalla tavalla tiedostot, joita ovat tekstit, kuvat, piirrokset ja taulukot, tallennetaan nimettyihin kansioihin. Jos tiedostot ovat hajallaan ympäriinsä tietokoneessa, niiden etsimiseen menee suhteettoman paljon aikaa.

Tallentaminen on erityisen tärkeää ennen tietokoneen sulkemista, sillä virran katkettua tietokoneesta kaikki tallentamattomat työt tuhoutuvat.

Asiakirjan ensimmäinen tallennus

Kun tallennat asiakirjasi ensimmäisen kerran, menettele seuraavasti:

Mene Tiedosto-valikkoon ja valitse sieltä kohta Tallenna nimellä. Näytölle avautuu valintaikkuna.

Kohde Tiedostonimi Tallennusmuoto Kansion luominen

Siinä on kolme tärkeää kohtaa, jotka voit täyttää:
Kohde, tiedostonimi ja tallennusmuoto

Kohde-kenttään voit nuolipainiketta napsauttamalla etsiä haluamasi tallennuskohteen esim. C-aseman ja valita sieltä sopivan kansion. A-asema (3½-levyke) tai tallentava CD-levyasema ovat muita mahdollisuuksia. Voit myös tässä vaiheessa luoda uuden kansion.

Tiedostonimen kohdalla näkyy sinisellä pohjalla ohjelman ehdottama nimi. Voit muuttaa sen napsauttamalla nimeä ja kirjoittamalla sen tilalle asiakirjalle itse valitsemasi nimen, jonka muistat helposti ja joka kuvaa tiedoston sisältöä. Lyhyt nimi on parempi kuin kovin pitkä, mutta halutessasi voit käyttää jopa 255 merkkiä paitsi seuraavia erikoismerkkejä */ \ , ; . : ? + Hyväksy painamalla Tallenna.

Tallennusmuodon vaihtoehtoja ovat mm.: tekstitiedosto (ohjelman antama tarkenninnimi on txt), Word-asiakirja (tarkennin on doc), Web-asiakirja (tarkennin on html tai htm). RTF (rtf-tallennusmuodolla tallennetun tiedoston pystyvät lähes kaikki tekstinkäsittelyohjelmat lukemaan. Se säilyttää asiakirjan muotoilut ja on turvallinen myös sähköpostissa.

Uuden kansion voit luoda napsauttamalla Kohde-rivillä olevaa "säteilevää" kansio-kuvaketta.
Kirjoita Uusi kansio-kenttään sinisen tekstin päälle valitsemasi nimi ja hyväksy se OK-painikkeella.

Välitallennus

Kun olet muokkaamassa tekstiä, tallenna se silloin tällöin samaan kansioon ja samalla nimellä kuin aiemminkin. Keskeyttäessäsi kirjoittamisen hetkeksi tallenna työsi. Näin varmistat, ettet menetä kirjoittamaasi tekstiä. Voit käyttää seuraavia tallennustapoja

paina tallennuspainiketta

kirjoita näppäimistöä käyttäen: Ctrl+S

valitse Tiedosto-valikosta Tallenna nimellä-komento

Asiakirjan tallennus toisella nimellä

Jos haluat täydentää aikaisemmin kirjoittamaasi asiakirjaa, avaa se ruudulle ja jatka kirjoittamista. Sen jälkeen voit tallentaa sen kansioon entisellä nimellä. Kenties haluat muuttaa aiemmin käyttämäsi "työnimen" paremmin tekstin sisältöä vastaavaksi, jolloin vanha teksti säilyy ja saat lisäksi uuden version. Voit valita myös toisen tallennusmuodon.

Menettele näin:

Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna nimellä-komento

Kirjoita Tiedostonimi-kohtaan uusi nimi

Tallennetun asiakirjan voit tallentaa nopeasti Työkalurivin Tallenna-pikapainikkeella

Uuden tallennusmuodon löydät valikosta napsauttamalla nuolta.

Varmuuskopio

Kun asiakirja on täysin valmis ja on arkistoimisen aika, on hyvä ottaa varmuuskopio taltioimalla tiedostot tietokoneen ulkopuolelle. Kun näin on tehty, tiedon säilyminen ei ole riippuvainen koneesta, joka voi olla vaikkapa korjattavana. Varmuuskopiointiin on muutamia eri mahdollisuuksia. Tavallisimmat tallennukseen käytetyt välineet ovat A-asema (3½) tai uudempana mahdollisuutena tallentava CD-levy samannimisessä asemassa. Levykkeelle tallentaminen tapahtuu melko lailla samalla tavoin kuin tietokoneen omalle kiintolevylle.

Muista ottaa ainakin tärkeimmistä ja säilyttämisen arvoisista asiakirjoista varmuuskopio.