Etäopastuksen rekisteri- ja tietosuojaseloste

Seloste perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679), Tietosuojalakiin (1050/2018) ja Henkilötietolain (523/1999) 10§.

Seloste on luotu 24.3.2020 ja se on viimeksi päivitetty 7.6.2021.

1 Rekisterin nimi

ENTER ry:n etäopastusten ajanvarausrekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nimi: ENTER ry
Verkkosivut: www.entersenior.fi
Osoite: Elimäenkatu 25-27, 00510 Helsinki
Puh. 050 374 8645
Sähköposti: info(at)entersenior.fi 

2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nimi: Juulia Andersson
Osoite: Elimäenkatu 25-27, 00510 Helsinki
Puh. 050 374 8645
Sähköposti: juulia.andersson(at)entersenior.fi

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Rekisterin tarkoituksena on koota Enterin etäopastuksia varten tarpeelliset tiedot. Rekisterin avulla on mahdollista hallita Enterin etäopastuksien tilannetta reaaliaikaisesti.

Tietoja käsittelevät Enterin työntekijät sekä kyseisen etäopastuksen hoitava vapaaehtoinen digiopastaja. 

Tietoja käsitellään Google Workspace -pilvipalvelussa.

Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä henkilöä ei ole mahdollista tunnistaa.

4 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään seuraavat tiedot (vain kaksi ensimmäistä ovat pakollisia kenttiä):

  • Etäopastusta pyytävän henkilön nimi
  • Henkilön puhelinnumero
  • Henkilön sähköpostiosoite
  • Opastettavan laitteen tyyppi
  • Käytössä olevat videopuhelusovellukset
  • Opastuksen aihe
  • Toivottu opastusajankohta
  • Tieto, mistä on kuullu Enterin etäopastuksesta
  • Jäsenyys ENTER ry:ssä
  • Henkilön asuinpaikkakunta
  • Sen henkilön nimi, joka on täyttänyt lomakkeen asiakkaan puolesta (jos lomake on täytetty toisen puolesta)

5 Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin kirjattavat tiedot saadaan henkilöiltä itseltään: henkilö voi joko itse täyttää nettisivulla lomakkeen tai joku voi täyttää lomakkeen hänen puolestaan (esimerkiksi usein Enterin toimisto täyttää lomakkeen puhelun aikana).

6 Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle eikä myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle. 

Rekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

7 Rekisterin suojaamisen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina.

Sähköinen rekisteri sijaitsee Google Workspacen pilvipalvelussa.  ENTER ry ja rekisteripalvelun tekninen ylläpitäjä (Google Ireland Ltd) huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. Tietoihin on rajoitettu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään palveluun henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Rekisteri on käytössä sekä etäopastusta tekevillä vapaaehtoisilla opastajilla että Enterin työntekijöillä. Kuitenkin sillä erotuksella, että vapaaehtoiset eivät näe rekisteristä etäopastusta pyytäneiden henkilöiden nimiä, puhelinnumeroita tai sähköpostiosoitteita. Työntekijät välittävät vapaaehtoiselle tiedoksi ainoastaan sen etäopastusta pyytäneen henkilön yhteystiedot, jonka opastuksen hän ottaa hoitaakseen. 

8 Henkilötietojen säilytysaika 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä korkeintaan puoli vuotta. 

9 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriin merkityllä on henkilötietolain §26:n mukaisesti oikeus 

  • tarkastaa rekisteriin talletetut omat tietonsa
  • pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tai puutteelliset tiedot
  • pyytää rekisterinpitäjää poistamaan tiedot
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa ENTER ry:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Pyyntö lähetetään sähköpostitse info(at)entersenior.fi tai kohdassa 11 mainituilla tavoilla. 

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

10 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle 

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

11 Yhteydenotot 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä rekisteri- ja tietosuojaselosteesta sekä muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse ENTER ry:n toiminnanjohtaja Juulia Anderssonin osoitteeseen juulia.andersson(at)entersenior.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: 

ENTER ry 
Juulia Andersson
Elimäenkatu 25-27,
00510 Helsinki 

12 Muutokset tähän selosteeseen 

Tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. 
Tämä seloste on viimeksi päivitetty 7.6.2021.