Tiedostot hukassa – vai hallinnassa?

Seniorien digiopastuksissa olen varsin usein törmännyt tilanteeseen, jossa opastettava tulee laitteensa kanssa ihmetellen, minne hänen tiedostonsa ovat kadonneet.

Esimerkkeinä opastettava kertoo, että on WhatsAppin tai sähköpostin kautta saanut kuvia ja ne on avannut ja tallentanut, mutta hän ei sitten enää löydä niitä mistään laitteelta. Näin olemme joutuneet pohtimaan tiedostonhallintaa ja sitä, mistä ja miten ne tiedostot sitten ovat helposti löydettävissä. Juuri tällaisia tilanteita vartenhan on olemassa tiedostonhallinta, joka yleensä löytyy puhelimesta ja tabletista, kun sen vaan sieltä osaa etsiä.

Katso juttu "Tiedostonhallinnasta Android-ympäristössä" videona YouTube-kanavalla.

Tiedostonhallintaan soveltuvia ohjelmistoja on markkinoilla pilvin pimein, niin ilmaisia kuin maksullisiakin. Osa niistä on laitetoimittajien omia tuotteita ja osa taas käyttöjärjestelmään (kuten Android, iOS) sidottuja ratkaisuja.

Tiedostonhallinta on paljon enemmänkin kuin hukassa olevien kuvien etsimistä

Harvoin tulee ajatelleeksi, että hieman kuivakas nimi ”tiedostonhallinta” voi parhaimmillaan pitää sisällään todella monipuoleisen ohjelmiston, jossa löytyy iso joukko mukavia toimintoja ja hyötyjä kuten esimerkiksi:

• Tiedostojen järjestely: Tiedostonhallinnan sovellukset tarjoavat käyttäjille mahdollisuuden luoda kansioita ja alikansioita, järjestellä tiedostojaan eri kategorioihin ja helpottaa näin tiedostojen löytämistä ja hallintaa.
• Tiedostojen siirto ja jakaminen: Näiden sovellusten avulla käyttäjät voivat helposti siirtää tiedostoja laitteiden välillä, kuten siirtää tiedostoja puhelimesta tietokoneelle tai jakaa tiedostoja muiden käyttäjien kanssa eri jakamistavoilla, kuten sähköpostilla, pilvipalveluiden kautta tai Bluetooth-yhteyden avulla.
• Tiedostojen varmuuskopiointi: Tiedostonhallinnan sovellukset mahdollistavat tiedostojen varmuuskopioinnin, mikä on hyödyllistä, kun halutaan säilyttää tärkeitä tiedostoja tallessa ja välttää niiden häviämistä esimerkiksi laitteen vahingoittuessa tai vaihtaessa uuteen laitteeseen.
• Tiedostojen yhteensopivuus: Sovellukset tukevat erilaisia tiedostotyyppejä, kuten kuvia, videoita, äänitiedostoja, asiakirjoja jne. Näiden sovellusten avulla käyttäjät voivat avata ja tarkastella tiedostoja suoraan laitteellaan tai käyttää muita sovelluksia, jotka ovat yhteensopivia kyseisen tiedostotyypin kanssa.
• Tiedostojen haku: Tiedostonhallinnan sovellukset tarjoavat yleensä hakutoiminnon, joka helpottaa tiedostojen löytämistä laitteelta. Käyttäjät voivat etsiä tiedostoja nimien, päivämäärien tai tiedostotyyppien perusteella ja saada nopeasti tuloksia.
• Pilvipalveluihin yhdistettävyys: Monet tiedostonhallinnan sovellukset tukevat pilvipalveluita, kuten Google Drivea, Dropboxia tai OneDrivea. Tämä mahdollistaa tiedostojen synkronoinnin pilvipalveluun ja pääsyn niihin useista laitteista.
• Muita hyödyllisiä ominaisuuksia: Monet tiedostonhallinnan sovellukset tarjoavat lisäturvaa mm. erillisillä suojatuilla turvakansioilla, mahdollisuuden levytilan käytön analysointiin ja mm. roskatiedostojen automaattiseen poistamiseen, tiedostojen pakkaamiseen ja pakkausten purkamiseen, FTP-tiedostosiirtoihin ym.

Yhteenvetona voidaan todeta, että tiedostonhallinnan sovellukset Android-ympäristössä tarjoavat käyttäjille joustavan ja tehokkaan tavan hallita, järjestää, siirtää, jakaa ja varmuuskopioida tiedostoja.

Onpa sinulla sitten mikä hyvänsä tiedostonhallinnan sovellus älylaitteellasi, tutustu siihen ja opi käyttämään sitä omien tarpeidesi mukaisesti.

Pari esimerkkiä Androidissa käytetyistä tiedostonhallinnan sovelluksista

Tässä tarkastelen aivan lyhyesti sitä, millä tapaa Android-laitteissa eli tableteissa ja älypuhelimessa tiedostonhallinta on toteutettu.

Nämä sovellukset eivät ole keskenään kovin paljon toisistaan poikkeavia, joitakin eroavaisuuksia toki löytyy. Niitä löytyy Play -kaupasta vaikka hakusanoilla ”Tiedostonhallinta” tai ”File Manager”. Monilla laitetoimittajilla on omat sovelluksensa tiedostonhallintaan ja oheisessa kuvassa esimerkkinä Samsungin käyttämä Omat tiedostot:

Vasemmalla palkissa näkyvät eri tiedostotyypit, ja niitä kutakin klikkaamalla saadaan näkyville/kuultavaksi ko. tiedostot. Lisäksi voidaan tarkastella tallennustilaa, ja muokata kansiorakennetta kohdassa Sisäinen tallennustila. 

Tallennustilan analysointi tuottaa tämän tapaisen visuaalisen kuvan levytilan käytöstä:

On olemassa myös ns. puhtaita Android-laitteita, kuten vaikkapa Nokian puhelimet, joissa ei ole laitekohtaista tiedostonhallinnan sovellusta, vaan ne hyödyntävät Google Files -sovellusta.

Google Files tarjoaa lisäksi mukavia toimintoja, joilla voidaan mm. poistaa roskatiedostoja, tiedostojen kopioita jne. Lisäksi se tarjoaa turvakansion, jonne voidaan erillisen PIN-koodin tai piirtokuvion taakse tallentaa tiedostoja. Luonnollisesti myös kuvien tai dokumenttien jakaminen onnistuu tällä sovelluksella. Jos se ei ole Android-laitteellasi valmiina, sen voit ladata Play-kaupasta.

Vahva suositus: laita tiedostohallinnan sovelluksen kuvake älylaitteesi etusivulle

Koska tiedostojen löytäminen ja niiden käsitteleminen eri tavoin on useille meistä hyvin tärkeätä, suosittelen vahvasti tiedostonhallintaan käytössä olevan sovelluksen kuvakkeen/ikonin sijoittamista älylaitteen etusivulle. Niin, ja toinen kuvake, joka siellä olisi hyvä löytyä on Asetukset.

Ykkössuosikkini tiedostonhallinnassa

Oma suosikkini tiedostonhallinnassa on ollut jo useamman vuoden ajan File Manager Plus, joka kehittäjä on yhdysvaltalainen Alphainventor. Sovellus ei ole erityisen visuaalinen, mutta käyttöliittymän ja toimintojen voisi sanoa olevan karun selkeitä ja intuitiivisia. Sen käyttö on helppo oppia.

Se on kuitenkin todettava, että sovellus on englanninkielinen, mutta käytössä tuo puute on minusta perin vähäinen. Sovellusta on ladattu yli 100 miljoonaa kertaa ja käyttäjäpalautteen keskiarvo asteikolla 1-5 on peräti 4,7.

Lyhyt esittelyvideo File Manager Plus -ohjelmistosta: 

Neuvoja ja opastusta tähän ja muihin digipulmiisi saat Enter ry:n lähiopastuksissa  tai SeniorSurfin valtakunnallisessa etäopastuksessa 

Teksti, kuvat ja videot: Matti Pihkala