Jäsenrekisterin rekisteri- ja tietosuojaseloste

Seloste perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679), Tietosuojalakiin (1050/2018) ja Henkilötietolain (523/1999) 10§.

Seloste on luotu 27.3.2018 ja se on viimeksi päivitetty 8.8.2023.

1 Rekisterin nimi

ENTER ry:n jäsenrekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nimi: ENTER ry
Verkkosivut: www.entersenior.fi
Osoite: Asemapäällikönkatu 1, 00520 Helsinki
Puh. 050 374 8645
Sähköposti: info(at)entersenior.fi 

2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nimi: Juulia Andersson
Osoite: Asemapäällikönkatu 1, 00520 Helsinki
Puh. 050 374 8645
Sähköposti: juulia.andersson(at)entersenior.fi

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, viestintä Rekisteröidyille sekä päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta. 

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon. 

Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Yhdistysavain Rekisteri) ja tätä varten tiedot tallennetaan palveluntarjoajan (Vitec Avoine Oy) palvelimille. Tämän lisäksi jäsenten nimet ja sähköpostiosoitteet tallennetaan Creamailer-uutiskirjepalveluun jäsenkirjeiden lähettämistä varten.

4 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään seuraavat tiedot:

  • Jäsenen nimi
  • Jäsenen yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
  • Jäsenen muut henkilökohtaiset tiedot
    • syntymävuosi
    • sukupuoli (valinnainen)
    • jäseneksi liittyessä kerrotut lisätiedot, esimerkiksi työurasta ennen eläkettä (valinnainen)
  • Jäsenyystiedot (jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta, mahdollinen toimenkuva yhdistyksessä)
  • Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)

5 Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin kirjattavat tiedot saadaan henkilöiltä itseltään, kun he täyttävät itse nettisivujen jäsenyyslomakkeen tai pyytävät puhelinkeskustelun aikana Enterin työntekijää täyttämään lomakkeen.

6 Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tiedot tallennetaan Yhdistysavaimen (Vitec Avoine Oy:n) palvelimille. Lisäksi jäsenen nimi ja sähköpostiosoite tallennetaan Creamailer Oy:n palvelimille uutiskirjeen lähettämistä varten. Muutoin tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, eikä myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle. 

Rekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani (Vitec Avoine Oy) voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

7 Rekisterin suojaamisen periaatteet

  • Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä (Enterin työntekijöillä).
  • Sähköinen rekisteri sijaitsee Yhdistysavaimen ja Creamailerin palvelimilla. ENTER ry ja rekisteripalvelun tekniset ylläpitäjät (Vitec Avoine Oy ja Creamailer Oy) huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. 
  • Yhdistysavaimen rekisteriin on työntekijöiden lisäksi pääsy hallituksen puheenjohtajalla sekä kahdella vapaaehtoisella, joilla on nettisivuston pääkäyttäjäoikeus. Creamailerin rekisteriin on työntekijöiden lisäksi pääsy kahdella uutiskirjeitä tekevällä vapaaehtoisella. 
  • Kaikilla Yhdistyksen kautta rekistereihin pääsevillä henkilöillä on käytössään palveluihin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, ja pääsy estetään heti jos henkilön toimijarooli yhdistyksessä muuttuu. 

8 Henkilötietojen säilytysaika 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.  

9 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriin merkityllä on henkilötietolain §26:n mukaisesti oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut omat tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tiedot. Tarkastuspyyntö lähetetään sähköpostitse info(at)entersenior.fi tai kohdassa 11 mainituilla tavoilla.

Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

Rekisteröity pystyy myös itse tarkastamaan Yhdistysavaimen Jäsenrekisterissä olevat yhteystietonsa ja muokkaamaan niitä. 

Rekisteröity voi antaa ENTER ry:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia kieltoja eli kieltää sähköpostitse Creamailerin kautta lähetettävät jäsenkirjeet. Kiellon voi tehdä ilmoittamalla asiasta yhdistykselle tai Rekisteröity pystyy myös itse muokkaamaan tietojaan jäsenkirjeen lopussa olevasta Tilaustietojen päivitys -linkistä tai lopettamaan jäsenkirjeen tilauksen Poistu postituslistalta -linkistä.

Rekisteröidyllä on oikeus myös peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on ENTER ry:n oikeutettu etu. Lisäksi Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. 

10 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle 

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

11 Yhteydenotot 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä rekisteri- ja tietosuojaselosteesta sekä muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse ENTER ry:n toiminnanjohtaja Juulia Anderssonin osoitteeseen juulia.andersson(at)entersenior.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: 

ENTER ry 
Juulia Andersson
Asemapäällikönkatu 1
00520 Helsinki 

12 Muutokset tähän selosteeseen 

Tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. 
Tämä seloste on viimeksi päivitetty 10.6.2022.