Jäsenrekisterin rekisteri- ja tietosuojaseloste
Seloste perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679), Tietosuojalakiin (1050/2018) ja Henkilötietolain (523/1999) 10§.
Seloste on luotu 27.3.2018 ja se on viimeksi päivitetty 13.5.2024.
1 Rekisterin nimi
Enter ry:n jäsenrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nimi: Enter ry
Verkkosivut: www.entersenior.fi
Osoite: Asemapäällikönkatu 1, 00520 Helsinki
Puh. 050 374 8645
Sähköposti: info(at)entersenior.fi
2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö
Nimi: Juulia Andersson
Osoite: Asemapäällikönkatu 1, 00520 Helsinki
Puh. 050 374 8645
Sähköposti: juulia.andersson(at)entersenior.fi
3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, viestintä Rekisteröidyille sekä päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta.
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
Tietoja käsitellään ensisijaisesti sähköisellä FloMembers-rekisteripalvelulla ja tätä varten tiedot tallennetaan palveluntarjoajan (Flo Apps Oy:n) Suomessa sijaitseville palvelimille. FloMembers-rekisteristä jäsenten nimet ja sähköpostiosoitteet päivittyvät automaattisesti Creamailer-uutiskirjepalveluun jäsenkirjeiden lähettämistä varten. (Kirjeet on kuitenkin mahdollista itse perua.)
Toissijaisesti tietoja käsitellään sähköisellä Yhdistysavain Rekisteri -rekisteripalvelulla ja tätä varten vain välttämättömät tiedot tallennetaan palveluntarjoajan (Vitec Avoine Oy) palvelimille. Syynä tähän kahden rekisterin päällekäisyyteen on se, että Yhdistysavaimeen rakennetun www.entersenior.fi-nettisivuston sisäisten ryhmäsivustojen (Jäsenet & Opastajat) hallinnointi on mahdollista vain Yhdistysavain Rekisterin kautta.
Yhdistysavaimesta ollaan kuitenkin kokonaan luopumassa, ja tavoite on että alkuvuodesta 2025 tietojen säilyttäminen Yhdistysavaimessa päättyy kokonaan.
4 Rekisterin tietosisältö
4.1 FloMembers-rekisteriin kerätään seuraavat tiedot:
- Jäsenen nimi
- Jäsenen yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
- Jäsenen muut henkilökohtaiset tiedot:
- syntymävuosi
- sukupuoli (valinnainen)
- Jäsenyystiedot (jäsenyysmuoto, jäsennumeroa vastaava ID-numero, jäsenyyden alkamisajankohta, mahdollinen toimenkuva yhdistyksessä esim. opastaja tai muu vapaaehtoinen)
- Jäsenen valitsema rekisterin käyttöliittymän kieli (suomi/ ruotsi/englanti)
- Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
4.2 Yhdistysavain-rekisteriin kerätään seuraavat tiedot:
- Jäsenen nimi
- Jäsenen yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
- Toimenkuva yhdistyksessä (esim. opastaja, muu vapaaehtoinen tai nettisivuston ylläpitäjä)
- Lisäksi vuonna 2023 ja sitä ennen yhdistykseen liittyneiltä löytyy rekisteristä jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
5 Rekisterin tietolähteet
Rekisteriin kirjattavat tiedot saadaan henkilöiltä itseltään, kun he täyttävät itse nettisivujen jäsenyyslomakkeen tai pyytävät puhelinkeskustelun aikana Enterin työntekijää täyttämään lomakkeen.
6 Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tiedot tallennetaan FloMembersin (Flo Apps Oy:n) ja Yhdistysavaimen (Vitec Avoine Oy:n) palvelimille. Lisäksi jäsenen nimi ja sähköpostiosoite tallentuu FloMembersin kautta Creamailer Oy:n palvelimille uutiskirjeen lähettämistä varten. Muutoin tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.
FloMembersistä dataa siirtyy EU-alueen ulkopuolelle seuraavissa tapauksissa:
- Jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
- Kaksivaiheisen tunnistautumisen tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
- Joidenkin asiakkaiden varmuuskopioita säilytetään Dropboxissa, jonka palvelimet sijaitsevat enimmäkseen Yhdysvalloissa.
Rekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani (Flo Apps Oy/ Vitec Avoine Oy) voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
7 Rekisterin suojaamisen periaatteet
- Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina.
- Sähköinen rekisteri sijaitsee FloMembersin, Yhdistysavaimen ja Creamailerin palvelimilla. Enter ry ja rekisteripalvelun tekniset ylläpitäjät (Flo Apps Oy, Vitec Avoine Oy ja Creamailer Oy) huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.
- FloMembersissä verkkoliikenne on SSL-suojattu, salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina ja kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.
- FloMembersiin on pääsy Enterin työntekijöiden lisäksi jäsentoimintaryhmän vetäjällä, jolla on tarve tarkastaa retkeläisten yhteystietoja. Yhdistysavaimen rekisteriin on työntekijöiden lisäksi pääsy hallituksen puheenjohtajalla sekä kahdella vapaaehtoisella, joilla on nettisivuston pääkäyttäjäoikeus. Creamailerin rekisteriin on työntekijöiden lisäksi pääsy kahdella uutiskirjeitä tekevällä vapaaehtoisella.
- Kaikilla Yhdistyksen kautta rekistereihin pääsevillä henkilöillä on käytössään palveluihin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, ja pääsy estetään heti jos henkilön toimijarooli yhdistyksessä muuttuu.
8 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
9 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteriin merkityllä on henkilötietolain §26:n mukaisesti oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut omat tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tiedot. Tarkastuspyyntö lähetetään sähköpostitse info(at)entersenior.fi tai kohdassa 11 mainituilla tavoilla.
Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Rekisteröity pystyy myös itse tarkastamaan FloMembersin ja Yhdistysavaimen rekistereissä olevat yhteystietonsa ja muokkaamaan niitä.
Rekisteröity voi antaa Enter ry:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia kieltoja eli kieltää Creamailerin kautta sähköpostitiin lähetettävät jäsenkirjeet. Kiellon voi tehdä ilmoittamalla asiasta yhdistykselle tai Rekisteröity pystyy myös itse muokkaamaan tietojaan jäsenkirjeen lopussa olevasta Tilaustietojen päivitys -linkistä tai lopettamaan jäsenkirjeen tilauksen Poistu postituslistalta -linkistä.
Rekisteröidyllä on oikeus myös peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Enter ry:n oikeutettu etu. Lisäksi Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
10 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
11 Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä rekisteri- ja tietosuojaselosteesta sekä muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Enter ry:n toiminnanjohtaja Juulia Anderssonin osoitteeseen juulia.andersson(at)entersenior.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Enter ry
Juulia Andersson
Asemapäällikönkatu 1
00520 Helsinki
12 Muutokset tähän selosteeseen
Tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Tämä seloste on viimeksi päivitetty 13.5.2024.