Jäsenretki-ilmoittautumisten rekisteri- ja tietosuojaseloste

Seloste perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679), Tietosuojalakiin (1050/2018) ja Henkilötietolain (523/1999) 10§.

Seloste on päivitetty 7.6.2021.

1 Rekisterin nimi

ENTER ry:n jäsenretki-ilmoittautumisten rekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nimi: ENTER ry
Verkkosivut: www.entersenior.fi
Osoite: Elimäenkatu 25-27, 00510 Helsinki
Puh. 050 374 8645
Sähköposti: info(at)entersenior.fi 

2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nimi: Juulia Andersson
Osoite: Elimäenkatu 25-27, 00510 Helsinki
Puh. 050 374 8645
Sähköposti: juulia.andersson(at)entersenior.fi

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Rekisterin tarkoituksena on koota Enterin jäsenretkiä varten tarpeelliset tiedot.

Tietoja käsittelevät pääasiassa tilaisuuksia järjestävät Jäsentoimintaryhmän vapaaehtoiset sekä osin myös Enterin työntekijät.

Tietoja käsitellään Webropol-kyselytyökalulla sekä Google Workspace -palvelussa. 

Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä henkilöä ei ole mahdollista tunnistaa.

4 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään seuraavat tiedot:

  • retkelle ilmoittautuvan henkilön nimi
  • henkilön sähköpostiosoite
  • henkilön puhelinnumero
  • jäsenyys ENTER ry:ssä

Yllä olevien lisäksi ilmoittautuessa saatetaan pyytää tilanteesta riippuen seuraavia tietoja:

  • retkelle mukaan lähtevän ystävän nimi
  • henkilön erikoisruokavalio
  • Viroon mentäessä laivayhtiön ja hotellin tarvitsemat tiedot esim. syntymäaika ja huonekoko.

5 Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin kirjattavat tiedot saadaan henkilöiltä itseltään, kun he täyttävät retken Webropol-ilmoittautumislomakkeen.

6 Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tiedot tallennetaan Webropol Oy:n ja Google Workspacen palvelimille. Muutoin tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, eikä myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle. 

Rekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani (Webropol Oy) voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

7 Rekisterin suojaamisen periaatteet

  • Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina.
  • Sähköinen rekisteri sijaitsee Webropolin ja Googlen palvelimilla. ENTER ry ja rekisteripalvelun tekniset ylläpitäjät (Webropol Oy & Google Ireland Ltd) huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. Rekisteriin on rajattu pääsy vain Enterin työntekijöillä ja muutamilla vapaaehtoisilla, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään molempiin palveluihin henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Käytetyt työasemat ovat salattu.

8 Henkilötietojen säilytysaika 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä korkeintaan puoli vuotta. 

Mikäli retken toteutusajankohta siirtyy, osallistujien tietoja ei yleensä kerätä uudelleen. Tämän vuoksi henkilötietoja saatetaan joutua säilyttämään yli puoli vuotta, kunnes retki on ohi. 

9 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriin merkityllä on henkilötietolain §26:n mukaisesti oikeus

  • tarkastaa rekisteriin talletetut omat tietonsa
  • pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tai puutteelliset tiedot
  • pyytää rekisterinpitäjää poistamaan tiedot
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa ENTER ry:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Pyyntö lähetetään sähköpostitse info(at)entersenior.fi tai kohdassa 11 mainituilla tavoilla. 

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

10 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle 

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

11 Yhteydenotot 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä rekisteri- ja tietosuojaselosteesta sekä muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse ENTER ry:n toiminnanjohtaja Juulia Anderssonin osoitteeseen juulia.andersson(at)entersenior.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: 

ENTER ry 
Juulia Andersson
Elimäenkatu 25-27,
00510 Helsinki 

12 Muutokset tähän selosteeseen 

Tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. 
Tämä seloste on viimeksi päivitetty 7.6.2021.