Lähiopastusten rekisteri- ja tietosuojaseloste

Seloste perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679), Tietosuojalakiin (1050/2018) ja Henkilötietolain (523/1999) 10§.

Seloste on luotu 25.9.2019 ja se viimeksi päivitetty 7.6.2021.

1 Rekisterin nimi

ENTER ry:n lähiopastusten ajanvarausrekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nimi: ENTER ry
Verkkosivut: www.entersenior.fi
Osoite: Elimäenkatu 25-27, 00510 Helsinki
Puh. 050 374 8645
Sähköposti: info(at)entersenior.fi 

2.1 Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nimi: Juulia Andersson
Osoite: Elimäenkatu 25-27, 00510 Helsinki
Puh. 050 374 8645
Sähköposti: juulia.andersson(at)entersenior.fi

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Rekisterin tarkoituksena on koota Enterin tietotekniikkaopastuksia varten tarpeelliset tiedot, kuten opastukseen tulevan henkilön yhteystiedot, opastettava laite ja opastusaihe sekä opastuksen ajankohta. Rekisterin avulla on mahdollista hallita Enterin lähiopastuksien ajanvaraustilannetta reaaliaikaisesti.

Tietoja käsittelevät kunkin opastuspaikan ajanvarausta hoitavat työntekijät, Enterin opastajat sekä Enterin opastuksia koordinoiva työntekijä.

Tietoja käsitellään Google Workspace -pilvipalvelussa.

Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä henkilöä ei ole mahdollista tunnistaa.

4 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään seuraavat tiedot:

  • Opastukseen tulevan henkilön nimi
  • Opastukseen tulevan henkilön puhelinnumero
  • Opastettavan laitteen tyyppi
  • Toivottu opastuksen aihe
  • Varattu opastusajankohta
  • Enterin opastajan nimi
  • Enterin opastajan sähköpostiosoite
  • Enterin opastajan puhelinnumero
  • Enterin opastuksia koordinoivan henkilön yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti)

5 Rekisterin tietolähteet

Rekisteriin kirjattavat tiedot saadaan henkilöiltä itseltään ajanvarauksen yhteydessä.

6 Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle eikä myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle. 

Rekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

7 Rekisterin suojaamisen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina.

Sähköinen rekisteri sijaitsee Google Workspacen pilvipalvelussa.  ENTER ry, opastuspaikat ja rekisteripalvelun tekninen ylläpitäjä (Google Ireland Ltd) huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. Tietoihin on rajoitettu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Rekisteri on käytössä sekä kyseisen opastuspaikan yhteyshenkilöillä, siinä paikassa lähiopastusta tekevillä vapaaehtoisilla opastajilla että Enterin työntekijöillä. Yhteyshenkilöillä ja vapaaehtoisilla on siis pääsy vain ko. opastuspaikkaa koskevaan rekisteriin, ja Enterin työntekijöillä kaikkiin rekistereihin.

8 Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;

Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9 Henkilötietojen säilytysaika 

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä korkeintaan puoli vuotta. 

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriin merkityllä on henkilötietolain §26:n mukaisesti oikeus 

  • tarkastaa rekisteriin talletetut omat tietonsa
  • pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tai puutteelliset tiedot
  • pyytää rekisterinpitäjää poistamaan tiedot
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa ENTER ry:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Pyyntö lähetetään sähköpostitse info(at)entersenior.fi tai kohdassa 12 mainituilla tavoilla. Pyynnön voi myös tehdä opastuspaikan yhteyshenkilölle.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle 

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

12 Yhteydenotot 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä rekisteri- ja tietosuojaselosteesta sekä muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse ENTER ry:n toiminnanjohtaja Juulia Anderssonin osoitteeseen juulia.andersson(at)entersenior.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: 

ENTER ry 
Juulia Andersson
Elimäenkatu 25-27,
00510 Helsinki 

13 Muutokset tähän selosteeseen 

Tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. 
Tämä seloste on viimeksi päivitetty 7.6.2021.